杜の都マンション管理士合同事務所は宮城県仙台市内のマンションを中心に、山形県、福島県、東京都、千葉県のマンションについても相談を承ります。

理事会運営について

  • HOME »
  • 理事会運営について

総会は通常年1回しか開催されないので総会決議事項は重要または基本的な事項に限られます。それらの総会決議事項を具体的に実施し、管理組合の業務を遂行していく上で非常に大きな役割を果たす機関が理事会です。

1.理事会の運営

理事会運営をスムーズに行うために理事会の業務を役員が分担して行います。役員の人数により理事長、副理事長が兼務したりすることも必要です。理事会運営のルールとして「理事会運営細則」を定め、円滑で適正な運営をすることが望まれます。
また、理事が急な出張等で理事会出席が不可能になった場合に備え、その配偶者や同居一親等親族を代理出席(委任状不要、議決権あり)できるように、規約に定めることも考えなければなりません。

2.管理組合の役員の選出

管理組合の運営をスムーズに行うためにも、役員選出もスムーズに行える、以下のような仕組みを考えることも必要です。

  1. 抽選や輪番制をとっている管理組合は多いと思いますが、立候補制も併用したいものです。
  2. 理事の選出にあたって、理事会の構成をバランスのとれたものにしていくために、建物の構造(各階ごと)などについても、可能な限り配慮する必要があります。
  3. 理事の定数は、マンションの規模にもよりますが、おおむね10~15戸につき、1名の選出を基本としましょう。
  4. 理事の資格要件は、現に居住する組合員だけでなく、その配偶者や同居一親等親族の参加も検討してみましょう。
  5. 理事会の役員が譲渡や転居などのより欠員となった場合、役員の選任は総会に係る事項であることから、迅速な対応が困難な面があるため、補欠役員として事前に総会で承認しておくか、理事会にて補充役員を選任できる規定を、規約に定めておくことも必要です。

3.役員の役割

理事長の役割(標準管理規約第38条)

理事長は理事会を代表するとともに、管理組合を代表します。理事長は区分所有法で定める「管理者」であることが一般的です。理事長は総会で決議されたことを実行し、管理規約で定められた行為を行う法律上の権限があり、義務を負います。
理事長の主な業務には、①共用部分、敷地、附属施設などの維持保存にあたる(法26条)、②総会を招集し、議長をつとめ、総会の議事録を作成する(標42条、49条)、③理事会を運営して実務にあたる(標準51条、52条)、管理会社と委託契約を結ぶ(適72条)、管理費滞納者に対して督促を行う(標60条)等があります。
※「法」区分所有法、「適」マンション管理適正化法、「標」標準管理規約

副理事長の役割(標準管理規約第39条)

副理事長は、理事長を補佐します。理事長がやむを得ない事情によりその役割を執行できない場合は、その職務を代行します。

理事の役割(標準管理規約第40条)

理事は、理事会の構成員です。理事は、理事会に出席し、管理規約で定められた事項の審議に参加します。理事会の決定により、総務、会計、建築・営繕、コミュニティ、広報などの管理組合の実務を担当します。

監事の役割(標準管理規約第41条)

監事は、管理組合の業務の執行および財産の状況の監査役として、理事会における議事録や会計内容を、理事会の開催や毎月の会計取りまとめごとなどを、定期的にチェックすることが必要です。不正を発見すれば、臨時総会を招集でき、理事会では発言権も認められている強力な権限をもつ役職です。
また、万が一肝心の理事長が悪意を持った場合にも、理事長の行為を止めるのは監事の仕事です。監事の仕事の重要性を十分認識し、適切な管理運営ができるようにしましょう。

4.保管すべき図書

管理組合の書類を分類し、保管期間も定めて、整理しておきましょう。保管場所の確保も大切です。

5.引継ぎ

理事会の運営にとって最も必要とされることが「継続性」です。1年で理事全員が入れ替わる理事会では、引継ぎのルール作りをしておくことが大変重要です。書類を旧理事から新理事に手渡すだけでは、懸案事項が伝わらず、次の理事会は問題意識を持つことができません。しっかり引継ぐためには「引き継ぎ書類一覧表」を作成し、担当理事ごとに次の理事への説明をしながら書類等を手渡しましょう。

理事会運営を円滑かつ適正に行うためには、それぞれのマンションにあった管理・運営をすすめるためにもマンションの専門家であるマンション管理士の助言・指導および活用を考えてみることをおすすめします。

相談についてはお問い合わせフォームをご利用ください TEL 022-265-4321

PAGETOP
Copyright © 杜の都マンション管理士合同事務所 All Rights Reserved.
Powered by WordPress & BizVektor Theme by Vektor,Inc. technology.